1. Ticari Defter ve Belgeler
Ticari defter ve belgeler, bir işletmenin tüm finansal işlemlerini kayıt altına almak, mali durumunu takip etmek ve vergisel yükümlülüklerini yerine getirmek için kullanılan önemli araçlardır. Bu kayıtlar, işlet-menin geçmişteki ve gelecekteki finansal performansını değerlendirmek, yatırımcıları bilgilendirmek ve hukuki süreçlerde delil olarak kullanılmak amacıyla da büyük önem taşımaktadır.
Türk Ticaret Kanunu (TTK), ticari faaliyet gösteren tüm gerçek ve tüzel kişilere ticari defter tutma zorunluluğu getirmiştir. İşbu zorunluluk kapsamında her tacir ticari faaliyetleriyle ilgili tüm işlemleri defterlere kaydetmek zorundadır. Bahse konu defter ve belgeler, ticari işletmenin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap döne-mi içinde elde edilen neticeleri açıkça görülebilir şekilde ortaya koymalıdır.
2. Ticari Defter ve Belgeleri Saklama; Yükümlülüğü, Süresi ve Başlangıcı
Ticari defter ve belgelerin saklanması, Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Vergi Usul Kanunu (VUK) gibi mevzuatlar tarafından belirlenen yasal bir zorunluluktur. Bu düzenleme, işletmelerin mali durumlarının izlenmesi, vergisel yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası hukuki süreçlerde delil olarak kullanılabilmesi için gereklidir.
3. Saklama Süresi ve Başlangıcı
Türk Ticaret Kanunu (TTK): TTK’ya göre, defterler son kayıt tarihinden itibaren, diğer belgeler ise tarihlerinden itibaren en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır.
Vergi Usul Kanunu (VUK): VUK’a göre ise, defter ve belgeler, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl süreyle saklanmalıdır.
Saklama süresi, ilgili defter veya belgenin düzenlendiği tarihten itibaren başlar. Örneğin, 2023 yılında son kaydı yapılan ticari defterin, 2033 yılına kadar saklanması gerekmektedir.
4. Dava ve Ceza Zamanaşımı
Türk Ceza Kanunu (TCK), suçların işlenmesinden sonra belirli süreler içinde dava açılmaması veya açılan davanın süresinde sonuçlandırılmaması durumunda, cezalandırma hakkının sona ermesini ön-gören zamanaşımı düzenlemeleri getirmiştir. Bu düzenlemeler hem devletin cezalandırma yetkisini hem de cezanın infazını etkileyebilir.
• Dava Zamanaşımı (TCK md. 66): Dava zamanaşımı, suçun işlendiği tarihten itibaren belli bir sürenin geçmesi durumunda, dava açılmadığı veya açılan davanın kanuni süre içinde sonuçlandırılmadığı hallerde devletin cezalandırma hakkından vazgeçmesini ve ceza davasının düşmesini öngören bir kurum-dur. Bu süre, suçun türüne göre değişiklik gösterir.
• Ceza Zamanaşımı (TCK md. 68): Ceza zamanaşımı, mahkûmiyet hükmünün kesinleşmesinden itibaren belirli bir sürenin geçmesiyle cezanın infaz edilmesinden vazgeçilmesini düzenler. Ceza zamanaşımı, hükmedilen cezanın infazının gerçekleştirile-memesini ifade eder. Bu durumda, dava zamanaşımının aksine, devletin cezalandırma hakkı ortadan kalkar, ancak mahkûmiyet hükmü geçerliliğini sürdürür. Ceza zamanaşımı süreleri, mahkumiyetin türüne ve ağır-lığına göre değişiklik gösterebilir.
5. Zamanaşımı Sürelerinin Belirlenmesi
TCK’da suçların genel ve özel hükümleri bölümün-de her suç için ayrı ayrı zamanaşımı süreleri belirtilmiştir. Bu süreler, suçun türüne, failin özellikleri-ne (örneğin, yaşlı veya çocuk) ve suçun işlendiği yere göre değişiklik gösterebilir.
6. Ticari Defter ve Belgelerin İmhasında Dava ve Ceza Zamanaşımı
Yukarıda açıklandığı üzere, Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Vergi Usul Kanunu (VUK) çerçevesinde ticari defter ve belgelerin 10 yıl süreyle saklanması gerekmektedir. Ancak yine belirtildiği üzere, dava zamanaşımı süreleri bazı durumlarda bu saklama sürelerinden, taksirle yaralama suçunda (8 yıl) olduğu gibi daha kısa veya taksirle ölüme neden olma suçunda (15 yıl) olduğu gibi daha uzun olabilmektedir. Bu sebeple, TTK ve VUK’a göre ticari defter ve belgelerin 10 yıl süreyle saklanması gerektiği belirtilmiş olmasına rağmen bu sürenin sonuna gelindiğinde dahi, eğer söz konusu defter ve belgelerle ilgili olarak ceza zamanaşımı süresi devam ediyorsa, belgelerin imhası cezai açıdan sorunlara yol açabilir.
Örnek Durumlar:
• Taksirle Yaralama Suçu, Resmi Evrakta Sahtecilik Suçu ve Özel Belgede Sahtecilik suçu gibi suçlarda ceza zamanaşımı süresi 8 yıldır; ancak, Taksirle Ölüme Neden olma suçunda ise dava zamanaşımı süresi 15 yıldır. Bu durumda, ticari defter ve belgelerin 10 yıllık saklama süresinin mevcut olması göz önünde bulundurulduğunda, işbu 10 yıllık sürenin ardından bile ceza soruşturması veya kovuşturması devam edebilir.
Keza, ceza kanunlarının daha uzun bir zamanaşımı öngördüğü hallerde, ceza kanunun öngördüğü zamanaşımının uygulanmasının gerektiği Türk Borçlar Kanunu’nun 72. Maddesinde; “Tazminat istemi, zarar görenin zararı ve tazminat yükümlüsünü öğrendiği tarihten başlayarak iki yılın ve herhâlde fiilin işlendiği tarihten başlayarak on yılın geçmesiyle zamanaşımına uğrar. Ancak, tazminat ceza kanunlarının daha uzun bir zamanaşımı öngördüğü cezayı gerektiren bir fiilden doğmuşsa, bu zamanaşımı uygulanır.” şeklinde düzenlenmiştir.
Bu sebeplerle, ticari defter ve belgelerin saklanması ve imhası sırasında, ilgili ceza ve dava zamanaşımı sürelerinin de göz önünde bulundurulması gerekmektedir. İmha işlemi, ceza ve dava zamanaşımı sürelerinin dolması durumunda gerçekleştirilmelidir. Aksi taktirde bu süreler geçmeden önce belgelerin imha edilmesi halinde, suça konu fiilleri kanıtlayacak nitelikteki delillerin imha edilmesi söz konusu olabileceği gibi maddi gerçeğe ulaşılmasının önüne geçilmiş olacak ve hukuki ve cezai sorunlara yol açacaktır.
SONUÇ OLARAK;
Açıklanan nedenlerle, ticari defter ve belgelerin imhası sırasında ceza zamanaşımı sürelerinin dikkate alınması büyük önem taşır. İlgili mevzuat çerçeve-sinde belirlenen saklama sürelerinin ötesinde, ceza zamanaşımı süreleri ile uyumlu hareket edilmelidir. İşletmelerin bu süreçleri dikkatli bir şekilde yönetmesi, olası hukuki ve cezai riskleri minimize etmek için gereklidir.